Management Control System Case Study 4 Vershire Company

Analisis Kasus

Vershire Company merupakan salah satu perusahaan penghasil kemasan di Amerika Serikat. Perusahaan ini terbagi ke dalam dua bagian utama divisi, yaitu Bagian Penjualan dan Bagian Manufaktur. Industri seperti ini terdiri lebih dari 100 perusahaan. Sehingga, konsumen mempunyai banyak pilihan, dan pelayanan yang baik kepada pelanggan merupakan andalan untuk dapat mempertahankan pelanggannya. Vershire Company menggunakan anggaran sebagai alat pengontrol kinerjanya.

Anggaran untuk tahun depan disusun pada bulan Mei sampai Desember. Dimulai dari kepala divisi dalam Bagian Penjualan, Pengajuan kepada staf peneliti , penggunaan anggaran bagian penjualan oleh Bagian Manufaktur sebagai dasar penyusunan anggarannya, dan kunjungan staf kontroler dari kantor pusat sebelum anggarandari bagian manufaktur diajukan.

Dalam Vershire Company, anggaran yang telah diputuskan, akan sulit untuk diubah kembali. Apabila terdapat permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan, perusahaan mengasumsikan bahwa masalah tersebut akan dapat diatasi oleh pihak-pihak yang terkait. Dalam hal insentif untuk manajemen, perusahaan hanya mempertimbangkan kinerja manajer pabrik yang berhasil mencapai target anggaran. Sehingga, manajer pabrik akan berlomba-lomba untuk mencapai target keuntungan dengan sejumlah cara.

Pertanyaan:

1.  Jelaskanlah kelebihan dan kelemahan yang ada pada system perencanaan dan pengendalian Vershire Company!

2.      Telusuri proses penganggaran laba pada Vershire, diawali pada bulan Mei dan berakhir pada Rapat Dewan Direktur pada bulan Desember. Bersiaplah untuk menjelaskan aktivitas pada setiap langkah dalam proses dan tunjukkan alasan masing-masing.

3.      Haruskah manajer pabrik bertanggung jawab untuk mencapai laba? Mengapa ya? Mengapa tidak?

4.      Bagaimana anda menilai system evaluasi kinerja yang terdapat dalam Tampilan 2 dan 3?

5.      Apakah anda akan mendesain ulang struktur pengendalian manajemen pada Vershire Company? Jika ya, bagaimana dan mengapa?

Jawab:

1.      Kelebihan system perencanaan dan pengendalian manajemen Vershire Company :

a.       Penggunaan anggaran sebagai alat pengendali kinerja perusahaan merupakan sebuah cara yang cukup efektif. Penggunaan anggaran jangka pendek sebagai ukuran kinerja cukup tepat karena kondisi pasar tidak stabil.

b.      Setiap bagian / divisi ikut berperan dalam pembuatan anggaran sehingga akan terciptanya komitmen yang jelas dan kemungkinan anggaran meleset atau disalah gunakan akan sangat kecil karena anggaran dalam pengawasan staff kontroler.

c.       Adanya kunjungan dari staff kontroler ke pabrik-pabrik merupakan bentuk perhatian atasan kepada bawahan, serta staff kontroler dapat mengetahui betul keadaan pabrik dan dapat lebih memberi keputusan dengan bijak atas anggaran yang telah diajukan.

d.      Perencanaan anggaran yang bersifat kaku, merupakan suatu kelebihan. Karena seharusnya anggaran dibuat serelevan mungkin dengan melihat kondisi perusahaan dan lingkungan selama tahun berjalan dan manajer divisi harus sangat hati-hati dalam menyusun anggaran agar tidak timbul permasalahan. Jika ada masalah, diharapkan akan dapat diselesaikan oleh staff lapangan.

e.       Pengendalian untuk pusat biaya manufaktur lebih diarahkan untuk meminimalisir biaya-biaya operasional yaitu dengan solusi menetapkan besarnya biaya standar yang selanjutnya digunakan sebagai tolok ukur.

Kelemahan system perencanaan dan pengendalian manajemen Vershire Company:

a.       Anggaran pada Bagian Manufaktur dibuat berdasarkan anggaran yang diajukan Bagian Penjualan. Maka anggaran tersebut tidak relevan dengan kondisi divisi yang ada.

b.      System insentif manajemen yang kurang baik yaitu hanya ketika manajer telah mencapai target penjualan. Insentif ini juga hanya diberikan kepada para manajer divisi tanpa memperhatikan bawahan mereka sehingga tidak dapat memotivasi kinerja bawahan.

c.       Sistem penyusunan anggaran yang cukup lama dirasa kurang efektif. Padahal anggaran tersebut hanya berupa anggaran jangka pendek yang seharusnya dapat disusun lebih cepat.

2.      Proses penyusunan anggaran di Vershire Company.

a.       Pada bulan Mei, setiap kepala divisi yang ada di Bagian Penjualan menyusun laporan awal yang berisikan data-data prediksi penjualan, pendapatan, dan kebutuhan modal yang ditujukan kepada manajemen perusahaan.

b.      Laporan yang telah dibuat oleh kepala divisi pada Bagian Penjualan kemudian ditangani oleh staf peneliti perusahaan. Staf peneliti inilah yang bertugas menyusun laporan menjadi anggaran penjualan yang lebih formal dan dilengkapi dengan data-data ekonomi dan analisis pasar. Anggaran ini diteliti apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan.

c.       Kemudian anggaran diserahkan kepada setiap kepala divisi untuk ditinjau, dikritik, dan dicocokkan dengan tujuan perusahaan.

d.      Seluruh prediksi anggaran digabungkan di tingkat divisi untuk direvisi atau disetujui oleh wakil presiden pemasaran. Proses ini kemudian diulang di tingkat perusahaan, ketika semua pihak telah merasa puas dengan anggaran penjualan, nilai-nilainya kemudian menjadi sasaran yang pasti, dengan masing-masing area memiliki tanggung jawab dan sesuai porsinya masing-masing.

e.       Anggaran yang telah disetujui oleh pihak atasan perusahaan, kemudian diteruskan ke divisi-divisi dalam Bagian Manufaktur. Bagian ini menyusun anggaran yang berdasar dan harus sesuai dengan anggaran yang telah dibuat oleh Bagian Penjualan.

f.       Staf kontroler perusahaan memeriksa anggaran yang telah dibuat Bagian Manufaktur sebelum akhirnya diajukan ke kantor divisi, tempat penggabungan dan presentasi kepada manajer umum divisi untuk ditinjau sebelum tanggal 1 September.

g.      Setelah manajer umum divisi menyetujui anggaran yang telah dibuat, kemudian anggaran ini diajukan ke CEO Vershire.

h.      Anggaran akhir kemudian diajukan untuk disetujui oleh Dewan Direksi pada bulan Desember.

3.      Manajer pabrik ikut bertanggung jawab namun tidak sepenuhnya, karena pencapaian laba perusahaan merupakan tanggung jawab seluruh bagian perusahaan. Besarnya volume penjualan yang menjadi tanggung jawab Bagian Penjualan juga ikut mempengaruhi tingkat laba dan hal ini berada di luar kendali manajer pabrik. Sedangkan tanggung jawab dari manjer pabrik itu sendiri adalah dalam hal produksi barang yang berkualitas bagus dan meminimalkan biaya se-efisien mungkin demi mendukung terciptanya laba perusahaan yang tinggi.

4.      System evaluasi kinerja yang terdapat dalam Tampilan 2 dan 3 sudah baik. Evaluasi dilakukan ketika kinerja perusahaan tidak sama dengan yang diharapkan. Akan tetapi, penggunaan dolars sebagai satu satunya variable dalam analisis varian yang terdapat dalam tampilan 2 dirasa kurang bisa mencukupi. Karena diperlukan variable - variable lain seperti jumlah unit yang diproduksi, jam tenaga kerja, penggunaan bahan baku dan rincian varian dalam biaya overhead yang menyebabkan terjadinya varian.

5.      Ya, tapi bukan mendisain ulang melainkan memperbaiki struktur pengendalian manajemen yang ada. Yaitu dengan mempersingkat waktu penyusunan anggaran agar tidak terlalu lama. Menempatkan staf peneliti pada tiap bagian, sehingga tiap bagian memiliki wewenang penuh dan sanggup untuk menyusun anggarannya sendiri, yang disesuaikan dengan kebutuhannya tanpa perlu bekerja dua kali dalam penyusunan anggaran. Bagian Manufaktur dapat memulai menyusun anggaran sendiri tanpa perlu menunggu anggaran dari Bagian Penjuan dan dapat mempersingkat waktu penyusunan anggran. Yang terakhir adalah penambahan evalusi pengendalian manajemen agar tingkat keberhasilan perusahaan dapat diukur dengan lebih relevan karena ditambah variable variable pengukuran lainnya.

**Jawaban ini merupakan pendapat individu. Apabila ada kesalahan bukan merupakan tanggung jawab penulis.