Kertas Kerja dalam Pengauditan Internal

Pendahuluan

Kertas kerja berfungsi untuk mendokumentasikan kegiatan audit. Kertas kerja berisi dokumentasi atas langkah-langkah berikut ini dalam proses audit:

1.      Rencana audit, termasuk program audit.

2.      Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas sistem control internal.

3.      Prosedur-prosedur audit yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai.

4.      Penelaahan kertas kerja oleh penyedia.

5.      Laporan audit.

6.      Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.

Terdapat berbagai fungsi kertas kerja, antara lain: untuk mendukung laporan audit, untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan intruksi dan arahan, analisis sistem dan proses, pengamatan kondisi, dan pemeriksaan transaksi, dll.

Dokumentasi

Kertas kerja harus mengikuti bentuk dan susunan yang konsisten, tidak hanya dalam setiap penugasan audit tetapi juga pada departemen audit internal. Jadi, kepala bagian audit harus menetapkan kebijakan mengenai jenis-jenis kertas kerja audit yang harus disimpan, sistem penempatan yang akan digunakan, sistem pemberian indeks yang akan diikuti, dan hal-hal terkait lainnya. Secara umum, auditor internal harus mengupayakan kertas kerja yang rapi, seragam, dapat dipahami, relevan, ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis.

Ringkasan Kertas Kerja

Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang objektif. Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada. Ringkasan membantu menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar. Ringkasan memfokuskan pada hal yang penting dan relevan secara tepat. Auditor yang secara periodic meringkas temuan mereka, yang buruk maupun yang baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka. Berikut ini beberapa bentuk ringkasan yang dapat memberi manfaat: ringkasan segmen-segmen audit, ringkasan statistic, ringkasan rapat, ringkasan program audit, ringkasan temuan

Pemberian Indeks dan Referensi Silang

Pemberian indeks silang yang baik memiliki beberapa tujuan. Pertama, menyederhanakan penelaahan kertas kerja oleh penyelia. Meskipun auditor internal memiliki semua fakta yang relevan mengenai suatu masalah dengan jelas, hubungan antara fakta-fakta tersebut mungkin tidak jelas bagi orang lain. Referensi harus dengan mudah menuntun penelaah ke fakta-fakta terkait pada bagian lain kertas kerja. Kedua, referensi silang memudahkan jalan bagi auditor berikutnya yang menggunakan kertas kerja untuk penelaahan tindak lanjut. Ketiga, referensi silang menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja. Dan keempat, referensi silang meningkatkan hasil akhir: laporan audit internal.

Kertas Kerja Pro Forma

Anggaran dan skedul sering kali digabungkan karena auditor ingin menghemat penyajian kertas kerja. Beberapa organisasi audit telah membuat aturan kertas kerja yang mengandung informasi standar, yang mengingatkan auditor hal-hal penting yang akan dicakup dalam audit. Sebuah organisasi audit membuat semacam kertas kerja pro forma yang bisa membantu.

Penelaahan Kertas Kerja oleh Penyelia

Sebagaimana pada banyak aktivitas lainnya, kontrol terbaik adalah pengawasan oleh penyelia yang memiliki pengetahuan lebih. Penelaahan ini harus dibuktikan pada setiap kertas kerja menggunakan nama atau inisial penyelia dan tanggal penelaahan. Pertanyaan yang muncul harus tercakup dengan setiap kelompok kertas kerja yang berhubungan, dan kertas kerja tersebut tidak boleh dianggap selesai hingga pertanyaan-pertanyaan tersebut dijawab dengan jawaban yang memuaskan penyelia.

Menulis di Kertas Kerja saat Audit Berlangsung

Tulisan awal tentang tujuan, latar belakang, kontrol, sasaran, dan lingkup bisa dibuat segera setelah auditor melakukan penelaahan awal atas operasi. Mereka tidak harus menunggu hingga audit atas segmen tersebut selesai. Bila menunggu seperti ini maka pekerjaan menjadi terlalu berat dan banyak fakta yang menjadi kabur dalam pikiran mereka. Temuan bisa diringkas segera setelah pengujian dilakukan. Hasil-hasilnya kemudian segera bisa digunakan dalam diskusi dengan klien. Dalam beberapa organisasi bahan-bahan yang akan dipertimbangkan untuk laporan audit juga dikonstruksikan dan mungkin perlu ditelaah dengan klien pada saat tersebut. Hal ini khususnya bermanfaat jika klien telah mulai mengimplementasikan rekomendasi auditor.

Penyimpanan Kertas Kerja

Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas sebuah operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan, disetujui oleh penyelia mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas kerja mengandung dokumentasi atau bahan-bahan lainnya yang akan terus digunakan, maka bagian kertas kerja tersebut harus dibawa ke kertas kerja tahun ini. Ketentuan kontraktual atau hukum mungkin harus disimpan. Oleh karena itu, prosedur dan jadwal untuk departemen audit internal harus disiapkan oleh kepala bagian audit dan disetujui oleh penasihat hukum.