LAPORAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN E-COMPUSOFT INDONESIA

BAB I

PROFIL UMUM E-COMPUSOFT INDONESIA

A.    Sejarah Berdirinya E-compusoft Indonesia

E-compusoft Indonesia adalah sebuah lembaga bahasa inggris dengan metode Full Conversation System berbasis online. Didirikan oleh bapak Hartono pada tahun 2009. Lembaga ini berawal ketika Bapak Hartono secara tidak langsung bertemu dengan Bapak Teguh Handoko melalui suatu software chatting. Setelah bercakap – cakap cukup lama Bapak Hartono akhirnya mengetahui bahwa bapak Teguh adalah seorang pengajar Bahasa inggris di Jakarta. Kemudian bapak hartono mengajak pak teguh untuk bekerjasama dalam pembuatan sebuah materi Bahasa inggris berbasis online. Yang diajarkan dalam materi tersebut adalah materi dengan sistem conversation. Pak teguhlah yang berwenang membuat materi dan pak hartono bertugas sebagai pemasaran materi tersebut dengan syarat pembagian keuntungan. Karena ecompusoft berbasis online maka pemasarannya pun hanya melalui web.  Web pertamanya yaitu www.teguhhandoko.com. Akan tetapi saat ini e-compusoft Indonesia telah memiliki beberapa web yang saling terintegrasi.  Beberapa web tersebut yaitu www.belajarbahasainggrispraktis.com, www.e-compusoft.co.id, dan beberapa web lain.  Pak hartono semula menjalankan web tersebut hanya di kos di daerah wahid hasyim bersama seorang temannya. Meskipun hanya berdua sebenarnya tenaga pemasaran pak hartono adalah seluruh anggota yang mendaftar / member, mereka dapat ikut memasarkan materi tersebut dan akan diberikan komisi 35% dari total harga produk ( materi ).  Pada tahun 2010 akhirnya pak hartono menyewa sebuah rumah di Perum Griya Cipta Mulia , Karangbendo , Sleman, Yogyakarta sebagai lokasi pemasaran. Kemudian sekitar tahun 2012 sempat pindah di daerah palagan Yogyakarta dan sekarang berada di daerah nduarawati Yogyakarta. Pada tahun 2011 E-compusoft Indonesia telah mendapat akta pendirian dari dinas pendidikan dan budaya, serta dari dinas tenaga kerja, transmigrasi dan sosial. Semula e-compuoft Indonesia bernama yayasan ecompusoft Indonesia, dan setelah adanya akta pendirian tersebut maka dibuatkan sub lembaga e-compuisoft Indonesia.

B.     Profil Usaha

Nama Usaha                            : E-compusoft Indonesia

Tahun Berdiri                          : 2009

Telepon                                   :

1.      02144468699

2.      02746669993

3.      02753333666 

Akta Pendirian                        :

1.      Akte Notaris No. 198. Tanggal 22 Desember 2009

2.      LKP/LPKDiknas & Bud. No. 484/2180/2011

3.      Disnakertransos No. 563.12/799/2011

NPWP                                     : 02.781.660.2-531.000

Alamat                                    : Jl. Sonopakis DK 10, Nduarawati 03 ( Barat Univ PGRI Yogyakarta)

Jam Kerja                                :

1.      Senin – Jumat                 ( 09.00 – 16.00 ) 

2.      Sabtu                              ( 09.00 – 15.30 )

Produk                                    : Materi Bahasa Inggris Full Conversation

C.    Aktivitas Usaha

Aktivitas usaha di ecompusof Indonesia dimulai dengan mengecek daftar konfirmasi member baru dan konfirmasi transfer uang masuk. Kemudian konfirmasi tersebut dicocokkan dengan data member baru di database. Data base ini juga bersifat online dan tidak menggunakan aplikasi khusus untuk membukanya. Setelah dicocokkan kemudian admin (bagian pendaftaran) akan melihat data transfer masuk di rekening bank milik ecompusoft Indonesia. Data tersebut dilihat melalui layanan internet banking yang memang sudah disediakan oleh pihak bank. Setelah data – data tersebut cocok maka akun member tersebut akan diaktifkan dan dikirimkan sms konfimasi bahwa akun telah diaktifkan dan paket materi akan segera dikirimkan. Pada akhir jam kantor paket akan dikirimkan melalui kurir – kurir sesuai permintaan member. Secara umum paket akan dikirim menggunakan jasa paket pos kilat tanpa biaya tambahan. Akan tetapi jika member menginginkan jasa kurir yang lain maka akan dikenakan biaya tambahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

BAB II

PROSES BISNIS E-COMPUSOFT INDONESIA

SIKLUS PENDAPATAN

A.    Aktivitas Siklus Pendapatan e-Compusoft Indonesia

          Aktivitas utama yang dilakukan dalam siklus pendapatan e-compusoft  adalah sebagai berikut:

1. Pendaftaran

2. Pengiriman

B.     Catatan dan Dokumen

          E-compusoft Indonesia adalah perusahaan / lembaga yang berbasis online, sehingga dalam pelaksanaannya tidak banyak digunakan dokumen-dokumen fisik dalam siklus pendapatannya. Akan tetapi ada satu dokumen fisik yang digunakan yaitu dokumen pengiriman.

C.    Bagian – Bagian yang Terkait

          Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pendapatan e-compusoft indonesia adalah sebagai berikut :

1.      Bagian Pendaftaran

Bagian pendaftaran / admin adalah bagian yang melakukan aktivitas aktivasi yang secara langsung berhubungan dengan calon maupun aktif member. Bagian ini akan menerima konfirmasi pembayaran dari calon member kemudian akan melihat pendaftaran di data base member. Bagian ini juga yang bertugas mengaktifkan member dan mengirimkan konfirmasi kepada member apabila produk materi telah dikirim.

2.      Bagian Pengiriman

Bagian pengiriman bertugas untuk mengepak materi dan mengirimkannya melalui jasa kurir sesuai dengan ketentuan maupun menggunakan jasa kurir kusus sesuai permintaan member melalui bagian pendaftaran. Jasa kurir yang biasanya digunakan yaitu Pos, JNE, TiKi, Dakota Cargo.

3.      Bagian Pengeluaran

Bagian pengeluaran bertugas untuk memesan cd materi ke percetakan cd. Percetakan cd yang dipilih adalah percetakan cd di daerah Bandung karena memiliki kualitas yang menurut pihak e-compusoft Indonesia baik.

BAB III

ARUS INFORMASI E-COMPUSOFT INDONESIA

SIKLUS PENDAPATAN

Di e-compusoft Indonesia hampir semua aktivitas dilakukan menggunakan media internet. Hal ini karena e-compusoft Indonesia sudah menggunakan data base dengan system online. Untuk siklus pendapatan e-compusoft Indonesia dimulai dengan calon member yang akan melakukan pendaftaran melalui system online pada web milik e-compusoft. Setelah calon member selesai mengisi data diri dan beberapa data lain dan mengirimkan pendaftaran tersebut, calon member akan menerima email berupa konfirmasi pendaftaran dan syarat untuk menjadi member aktif di e-compusoft Indonesia. Jika calon member berminat untuk mencjadi aktif member, maka calon member harus mengirimkan sejumlah uang kepada pihak e-compusoft Indonesia melalui bank yang tersedia dan bank pihak reseller sesuai yang tercantum di email konfirmasi pendaftaran tersebut. Jika calon member sudah mengirimkan sejumlah uang tersebut, calon member diwajibkan untuk mengirimkan sms konfirmasi sesuai dengan yang tertera dalam email konfirmasi pendaftaran.

Bagian pendaftaran/admin akan mengecek sms konfirmasi pembayaran pada jam kerja. Dari sms konfirmasi tersebut kemudian bagian pendaftaran akan melihat uang masuk di rekening bank e-compusoft Indonesia memalui internet banking yang telah disediakan bank tersebut. Kemudian bagian pendaftaran akan melihat daftar calon member di database member. Dari data calon  member , data bank dan sms konfirmasi pembayaran tersebut ketiganya akan dicocokkan. Jika sudah cocok maka calon member tersebuat akan diaktifkan menjadi aktif member. Setelah calon member tersebut diaktifkan maka calon member akan menerima email konfirmasi aktivasi dari database member. Kemudian bagian pendaftaran akan mengecek daftar persediaan yang tersedia dari bagian pengeluaran. Data member yang diaktifkan akan dikirim ke bagian pengiriman.

Bagian pengiriman yang telah menerima data member kemudian akan mengambil cd materi untuk dipak dan dimasukkan dalam amplop. Di amplop tersebut diberi alamat dari e-compusoft dan alamat data member. Stelah cd materi dipak dan dimasukkan ke ampop maka bagian pengiriman akan mengantarkan ke tempat jasa kurir yang telah dipilih. Kemudian jasa kurir akan mengirimkan paket materi tersebut langsung ke member. Bagian pengiriman kemudian akan meperbaharui data persediaan materi dan data pengiriman. Setelah itu bagian pengiriman akan melaporkan pengiriman tersebut ke bagian pendaftaran.

Bagian pendaftaran yang telah menerima laporan pengiriman kemudian akan mengirimkan sms konfirmasi kemember yang bersangkutan.  Setelah bagian pendaftaran mengirimkan sms konfirmasi kemember tidak berarti bahwa siklus pendapatan e-compusoft Indonesia berakhir. Bagian pendaftaran masih harus mendata apabila ada sms konfirmasi yang menyatakan barang belum diterima dan bagian pendaftaran harus melaporkan ke bagian pengiriman untuk dikirim kembali.

BAB IV

DATA FLOW DIAGRAM E-COMPUSOFT INDONESIA

SIKLUS PENDAPATAN

BAB V

ANALISIS KELEBIHAN DAN KELEMAHAN E-COMPUSOFT INDONESIA

SIKLUS PENDAPATAN

A.    KELEBIHAN

Berikut ini adalah kelebihan dari siklus pendapatan yang dimiliki oleh e-compusoft Indonesia yaitu:

1.      Sistem pendapatan ini langsung terintegrasi dengan bank sehingga control akan lebih mudah.

2.      Sistem online untuk proses pendaftaran akan memudahkan calon calon member mendaftar dianapun mereka berada asalkan ada koneksi internet.

3.      Konfirmasi baik menggunakan email maupun sms akan membuat calon member maupun aktif member lebih mudah dan cepat.

4.      Konfirmasi menggunakan email maupun sms membuat pengeluaran lebih sedikit karena biaya sms sangat murah, bahkan untuk email tidak dipungut biaya apapun, hanya membutuhkan koneksi internet.

5.      Penggunaan jasa kurir yang cukup ternama akan memudahkan member untuk mengecek pengiriman karena saat ini jasa kurir tersebut sudah memiliki situs untuk menelusuri sampai dimana paket dikirim.

6.      Karena sistem pendapatan terintegrasi dengan bank maka kas kecil akan sangat minim sehingga pengendalian atas kecurangan dapat diminimalisir.

7.      Semua data member sudah terdapat dalam database member sehingga pengaksesannya akan sangat mudah dan cepat.

B.     KEKURANGAN

Berikut ini adalah kelebihan dari siklus pendapatan yang dimiliki oleh e-compusoft Indonesia yaitu:

1.      Karena sistem pendapatan ini cenderung bersifat online maka sistem ini terutama data base sangat tergantung pada penyedia layanan web. Sehingga saat penyedia layanan web sedang mengalami kerusakan, web milik e-compusoft Indonesia pun akan ikut tidak bisa dibuka.

2.      Sistem pendapatan yang bersifat online ini memiliki sistem security yang sangat sederhanya sehingga sangat rentan terhadap hacking dan kemungkinan disisipi malwarepun cukup tinggi.

BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

A.    SIMPULAN

E-compusoft Indonesia adalah sebuah lembaga bahasa inggris dengan metode full conversation system berbasis online yang didirikan oleh bapak hartono pada tahun 2009. Selain itu tenaga penjualan untuk e-compusoft Indonesia adalah semua member yang tergabung karena terdapat progam affiliasi. Dan setiap member yang berhasil mengajak calon-calon member untuk menjadi member aktif e-compusoft akan mendapatkan komisi sebesar 35% dari total biaya pendaftaran. Sistem pengajaran dengan metode full conversation system yang dianut oleh e-compusoft Indonesia dikemas dalam cd materi . Materi tersebut akan langsung dikirimkan ke member yang sudah membayar biaya registrasi melalui jasa kurir. Ada tiga bagian yang terlibat dalam siklus pendapatan e-compusoft yaitu bagian pendaftaran, bagian pengiriman dan bagian pengeluaran.

Sistem informasi akuntansi yang terkait dengan siklus pendapatan yangdimiliki oleh e-compusoft Indonesia sudah cukup baik. Selain karena akses yang mudah karena dalam hal pendaftaran maupun hal lain, dalam siklus pendapatan ini semua transaksi akan tercatat dalam database member. Selain itu semua pendapatan akan langsung masuk ke dalam rekening bank yang dimiliki e-compusoft Indonesia. Member juga akan langsung tau apakah data pendaftaran sudah berhasil, pengiriman paket, dan data- data konfirmasi lain karena konfirmasi akan dikirim secepatnya oleh bagian pendaftaran.

B.     SARAN

Karena sistem pendapatan ini beberbasis online maka diperlukan backup database untuk berjaga-jaga apabila terjadi kerusakan sistem. Diperlukan juga pemilihan penyedia layanan  web agar member maupun calon member tidak terganggu. Penambahan file security juga perlu dilakukan untuk menghindari apabila terjadi hacking.