Management Control System Case Study 8-2 Copley Manufacturing Company

SOAL KASUS 8-2

Latar Belakang Perusahaan

Coplyey Manufacturing Company adalah perusahaan produsen alat-alat pemotong dengan lini yang luas serta komponen dan perlengkapan terkait. Ada delapan divisi operasi pada tahun 1983 masing-masing divisi membuat dan menjual satu lini produk industrial. Beberapa dari divisi ini tumbuh dari akuisisi lainnya berasal dari produk yang dikembangkan oleh departemen riset korporat. Divisi tersebut memiliki otonom yang cukup besar.

Coplay Manufactoring Company memulai perencanaan formal tingkat korporat pada tahun 1981. Sistem perencanaannya dimodifikasi pada tahun 1982 kemudian dimodifikasi kembali pada tahun berikutnya.

Pengenalan ke Perencanaan Formal

Pada pertengahan tahun 1977 Russell A.wide berinisiasi melakukan usaha perencanaan formal di tingkat korporat. Wilde seorang kepala dari  departemen pengembangan komersial divisi presipitator dan telah terlibat pada divisi tersebut yang dimulai pada tahun 1977 untuk “merencanankan ke depan”. Usaha Wilde sendiri di tingkat korporat sebenarnya dimulai sebagi pencarian akan perusahaan-perusahaan yang akan diakuisisi, karena manajemen puncak mengiginkan perusahaan melakukan diversifikasi. Namun dalam waktu enam bulan wilde beragumentasi yang seharusnya menjadi pertanyaan penting menurut dia adalah “Apakah tujuan perusahaan ?” dan “Apa potensi perusahaan?”

Stanley Burton selaku presiden Copley meminta agar divisi yang dipimpin Wilde untuk melihat 10 th ke depan dan memprediksi penjualan, laba, arus kas, dan tingkat pengembalian investasi.

Sebelum akhir tahun 1978, Charles N.Sagan ditunjuk sebagai direktur dari pengembangan korporat melapor kepada Burton, sagan akan berurusan dengan pertumbuhan melalui akuisisi dan merger. Pada tahun 1980 sagan mulai melapor kepada albert wakil presiden eksekutif.

Usaha di Tahun 1981

Bulan Februari 1981 Komite perencanaan korporat yang terdiri dari wakil presiden riset, kontroler, ekonom korporat, Albert ,dan sagan sebagai kepala koordinator dari komite tersebut  di bentuk oleh Albert guna memandu perpindahan ke arah proses perencanaan formal reguler. Komite perencanaan bertemu hampir setiap minggu untuk beberapa bulan kemudian, dan diserang oleh dua pertanyaan utama:

1.  Dengan proses apa sebaiknya perencanaan yang diformalisasi ditanamkan ke hidup di Copley?
2. Apa cita-cita korporat yang sesuai untuk Copley?

Kunjungan oleh Grup korporat

Komite perencanaan korporat melakukan serangkaian kunjungan ke divisi-divisi  untuk memperkenalkan konsep dari aktivitas perencanaan formal. Pada kunjungan ini dalam pertemuannya albert menjelaskan pentingnya usaha perencanaan dan sagan menjelaskan rinciannya. Kemudian divisi-divisi diminta untuk menghasilkan rencana lima tahun per 1 Oktober 1981. Kontroler menjelaskan data-data keuangan yang akan diserahkan dalam rencana lima tahun dalam bentuk memorandum tanggal  19 juli 1981.

Pertemuan Tinjauan Perencanaan

Pertemuan-pertemuan untuk meninjau rencana divisional diadakan di bulan 11-12. Komite perencanaan selalu hadir begitu juga divisi yang sedang ditinjau.selain itu angota-angota dari komite eksekutif kadang kala hadir. Divisi-divisi bebas untuk membawa siapa pun yang mereka inginkan ke tinjauan perencanaan mereka. Perwakilan dari divisi selain yang sedang ditinjau di hari tersebut tidak diundang untuk hadir.

Pertemuan Respon Terhadap Perencanaan

Rencana-rencana divisional pada umumnya dilihat sebagai ekstrapolasi optimistis dari tren operasi. Beberapa anggota manajemen mengkritik usaha tersebut sebagai permainan angka. Yang lainnya mengatakan bahwa hasil ini merupakan langkah pertama yang diperlukan. Hampir semuanya menyetujui bahwa rencana-rencana tersebut telah sangat berguna dalam menyediakan informasi yang akan membantu manajemen puncak dalam memahami berbagai aktivitas bisnis dari korporasi dengan lebih baik.

Perubahan Organisasional Tahun 1982

Adanya perubahan organisasional mempengaruhi perencanaan secara signifikan. Setelah albert diangkat menjadi presiden di bulan maret, fungsi perencanaan korporat mengikuti Albert yaitu terus melapor secara langsung kepadanya.

Awal dari Aktivitas Perencanaan Tahun 1982

Komite perencanaan memutuskan untuk memisahkan siklus perencanaan menjadi tiga fase. Fase pertama akan dilaksanakan di musim semi, dinamakan fase pengembangan strategi. Fase kedua atau fase kuantitatif akan meringkas selama musim gugur implikasi keuangan dan sumber daya manusia dari strategi yang dipilih di fase pertama. Fase terakhir atau tindakan akan bertujuan untuk menerjemahkan hasil dari perencanaan menjadi progam tindakan yang spesifik.

Perkembangan Lebih Lanjut di Tahun 1982

Adanya presiden baru, yang memperkenalkan tujuh orang ke posisi eksekutif korporat yang baru. Perubahan-perubahan dalam manajemen puncak ini secara temporer mengganggu usaha perencanaan. Disamping itu sejumlah besar usaha manajemen dibutuhkan untuk mengasimilasi satu perusahaan besar yang baru-baru ini diakuisisi dan dalam menyelesaikan pemisahan Divisi Alat pemotong yang lama menjadi dua divisi baru.

Situasi di Tahun 1983

Tyler menjabat sebagai wakil prsiden eksekutif, kemudia ia menilai dokumentasi yang diperlukan di tahun1982 untuk mempresentasikan strategi divisional dan rencana keuangan sebagai salah satu alasan daru kegagalan untuk mengidentifikasi dengan output perencanaan. Komite perencanaan tidak aktif diakhir tahun 1982.

Perkembangan Terakhir

Pada awal tahun Charlie sagan keluar dari perusahaan dan Tyler menjelaskan perkembangan terakhir Copley kemudian dia juga memberikan pendapatnya dalam suatu wawancara dan memberikan kesimpulannya bahwa ada kecenderungan yang besar dalam bisnis amerika untuk mengelola, merencanakan, menyusun staf, dan mengorganisasi secara berlebihan, yang merupakan penyumbang utama terhadap penurunan kemampuan kami untuk bersaing di pasar dunia. Biaya tetap kami untuk staf dan manajemen sering kali lebih merupakan faktor yang lebih besar dibandingkan dengan tenaga kerja pabrik yang membuat kami menjadi tidak kompetitif.

Pertanyaan:

1. Bagaimana anda menilai usaha perencanaan formal di Copley Company?
2. Apa yang anda prediksikan akan terjadi dalam hal perencanaan formal di Copley?
3. Bagaimana anda akan menangani perencanaan formal di Copley?

Jawaban :

1. Dengan proses perencanaan formal yang cukup panjang dan melalui beberapa revisi serta mengungunakan kunjungan ke divisi-divisi dalam korporat maka perencanaan formal dapat dilaksanakan. Fase – fase pelaksasanaan formal dapat digunakan utuk mengimplementasikan perencanaan formal agar lebih tepat dan lebih focus. Kunjungan oleh korporat ke divisi-divisi akan membuat perencanaan lebih sesuai dengan kebutuhan. Kunjungan ini akan memberikan pemahaman korporat mengenai kondisi riil setiap divisi. Kondisi riil ini akan dijadikan pertimbangan dalam perencanaan formal ini. Dengan proses-prosesdiatas maka perencanaan formal dapat secara tepat dilaksanakan dalam perusahaan.
2. Dengan proses perencanaan formal yang dilaui. Maka perencanaan formal ini dapat diterapkan oleh perusahaan. Divisi – divisi dalam perusahaan akan dapat menerapkan setiap strategi yang tercantum dalam perencanaan formal karna dalam proses pembuatannya juga melihat kodisi riil setiap divisi. Dengan perencanaan formal ini juga telah memprediksi kejadian-kejadian dimasa depan. Sehingga kegiatan dalam korporat dapat dijalankan deengan baik asal tidak adda kejadian yang terlalu mengguncang dunia industry yang dijalani perusahaan. Dan jika ada kejadian tersebut maka dapat dilakukan revisi perencanaan sehingga strategi dengan riil tidak terlalu berbeda jauh.
3.  Dengan perencanaan formal yang sudah ada maka saya akan menjalankan proses perencanaan. Selain itu perencanaan ini saya rasa dapat dijalankan dengan baik oleh semua kalangan seeperti manajer, staff/karyawan bahkan manajer tingkat atas. Dan dengan arahan yang sudah tercantum dalam peracanaan formal maka kegiatan dalam perusahaan dapat dijalankan.

**Jawaban ini merupakan pendapat individu. Apabila ada kesalahan bukan merupakan tanggung jawab penulis.

by www.pradipha.com