Manajemen membutuhkan informasi
sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan
yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2
kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda.
Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi
manajemen, maka pengembang system informasi hrs memahami terlebih dahulu
kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
- TIPE
KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen
dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :
- Perencanaan strategic : merupakan kegiatan
manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar
organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
= Proses evaluasi
lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya
organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai mengevaluasinya,
hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg diberikan oleh lingkungan luar, misal
produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap
tekanan2 dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin
mengubah tekanan menjadi kesempatan.
= Penetapan
tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki
oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi
penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.
= Penentuan
strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs dilakukan oleh
organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan strategi semua
kemampuan yg berupa sumberdaya2
dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.
- Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan
bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara
efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level),
yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya
perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan
biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses
pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan
anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
- Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan
bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan
efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di
pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman
proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.
- TIPE
KEPUTUSAN MANAJEMEN
Pengambilan
keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan
alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi
dalam 3 tipe :
- Keputusan terprogram/keputusan terstruktur :
keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan
terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/
keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
- Keputusan setengah terprogram / setengah
terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian
berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini
seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg
terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih,
keputusan alokasi dana promosi.
- Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur :
keputusan yg tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di
manajemen tingkat atas. Informasi
untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan
dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.
Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan
keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan
lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
- TIPE INFORMASI
Sistem informasi
sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi
informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih
penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2
perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan2 dari
sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan2
yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan
tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :
- Informasi pengumpulan data (Scorekeeping
information) : informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data
untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi
kinerja personil-personilnya.
- Informasi Pengarahan perhatian (attention directing
information) : membantu manajemen memusatkan perhatian pada
masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu
manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.
- Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving
information) : informasi untuk membantu para manajer atas mengambil
keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving
biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi
yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
- KARAKTERISTIK INFORMASI
Untuk mendukung
keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan
informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen dengan kegiatan yg
berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula, karakteristik
informasi ini antara lain :
- Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat
bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang
padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk
manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi
yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.
- Luas Informasi : manjemen bawah karakteristik inf.
Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer
bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer tingkat tinggi,
karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas berhubungan
dengan masalah yg luas.
- Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi
inf yg diterimanya adalah rutin, krn digunakan oleh manajer bawah yg
mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang2 dari waktu ke waktu.
Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau
adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan
keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.
- Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, inf yg
dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan oleh manajer bawah di dalam
pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi. Untuk
manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf
prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg
menyangkut nilai masa depan.
- Akses Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg
periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yg
memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses inf tdk
dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk
level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer2
tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun
mereka membutuhkan.
- Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah
lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat
bawah lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari internal
perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada
masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar
perusahaan, shg membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd eksternal
perusahaan.
- PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg
- Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat
terdiri dari : = figur kepala
(figur head) : manajer mewakili organisasi
untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader)
: manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-
bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan
manajemen.
- Peran Informational : peran dari manajer sebagai
pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling
mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh
personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai
juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg
dimilikinya.
- Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer
adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai
orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator
jika terjadi konflik di dalam organisasi.
- TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Simon (1960)
memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :
- Intelligence : Pengumpulan informasi untuk
mengidentifikasikan permasalahan.
- Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk
alternatif2 pemecahan masalah.
- Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2
yg disediakan.
- Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan
melaporkan hasilnya.
0 comments:
Post a Comment
Tinggalkan komentar anda...