PANDUAN BEASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Dalam upaya mendukung program pemerintah yang diamanatkan dalam Undang-undang Dasar yakni mencerdaskan kehidupan bangsa, maka peran pendidikan di semua sektor dan lapisan sangat penting. Demikian juga peran pendidikan tinggi (PT) dituntut untuk lebih memfokuskan dalam penyiapan sumber daya manusia (SDM) yang handal. SDM ini merupakan tenaga-tenaga terdidik atau ahli-ahli yang dihasilkan oleh PT. SDM yang handal diharapkan dapat membantu mempercepat pembangunan bangsa menuju pada kemandirian di tengah-tengah percaturan global.

Untuk mendukung langkah tersebut, mahasiswa sebagai agen pembaharuan bangsa perlu mendapat pembinaan yang terus menerus. Dalam kenyataannya tidak semua mahasiswa mengikuti proses dan perubahan pembelajaran secara linear. Ada kalanya mahasiswa mempunyai prestasi tinggi, tetapi terhambat proses studinya. Di lain pihak ada mahasiswa yang putus di tengah perjalanan studinya hanya karena alasan ketiadaan biaya. Menyadari hal ini, penting kiranya dicarikan jalan keluar bagi mahasiswa yang mempunyai kendala ekonomi dan atau geografis.

Adanya upaya perubahan yang terjadi dalam manajemen PT yang mengarah kepada sistem korporasi, sangat dimungkinkan membesarnya biaya pengelolaan. Pada gilirannya mahasiswa akan terkena dampak yakni dengan adanya kenaikkan biaya pendidikan. Untuk menghindari peluang mahasiswa mengundurkan diri dari proses studi, langkah strategis yang tepat adalah memberikan bantuan biaya pendidikan berupa pemberian beasiswa. Sekalipun usaha ini belum dapat menjangkau setiap mahasiswa, tetapi diharapkan dapat memperkecil angka kegagalan studi dengan alasan ekonomi.

Keberhasilan dari bantuan beasiswa kepada mahasiswa bukan diukur dari terserapnya dana yang telah dialokasikan, melainkan dilihat dari tercapainya bantuan pembiayaan studi itu bagi mahasiswa yang betul-betul memerlukan. Bantuan beasiswa akan dapat tepat sasaran bila proses seleksi dilakukan secara sistematis dan terukur. Pada akhirnya kelayakan calon penerima beasiswa yang akan ditetapkan dapat dipertanggungjawabkan.

B.   Tujuan Pemberian Beasiswa

1. Menghasilkan sumber daya manusia yang berpotensi untuk berperan dalam mempercepat pembangunan bangsa menuju pada kemandirian di tengah-tengah percaturan global.
2. Mewujudkan keadilan dan demokratisasi dalam bidang pendidikan  dengan memberikan beasiswa kepada mahasiswa yang berprestasi.
3. Memberikan bantuan dana kepada mahasiswa yang mengalami kendala secara ekonomis dan atau geografis.

C.   Sasaran Beasiswa

Sasaran pemberian beasiswa diprioritaskan kepada mahasiswa dari berbagai program studi pada masing-masing fakultas di lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta (UNY). Mahasiswa yang berhak mengajukan beasiswa adalah mereka yang berasal dari jenjang S0 dan atau S1 yang dinilai layak untuk mendapatkan beasiswa berdasarkan kriteria dan seleksi yang talah ditetapkan. 

BAB II

SUMBER BEASISWA DAN TATA CARA SELEKSI

A.   Sumber Beasiswa

Sumber beasiswa yang ditawarkan melalui Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) meliputi berbagai jenis. Lembaga/institusi pemberi beasiswa berasal dari pemerintah dan beberapa yayasan swasta yang sangat  peduli kepada kemajuan pendidikan mahasiswa dari berbagai program studi di lingkungan UNY. Sumber beasiswa yang hampir setiap tahun ditawarkan melalui UNY seperti tercantum pada lampiran 1.

B.   Seleksi Calon Penerima Beasiswa

1. Persyaratan Umum Calon Penerima Beasiswa

a.     Warga negara Indonesia

b.     Terdaftar sebagai mahasiswa UNY dari berbagai program studi jenjang S0 dan S1.

c.     Kondisi ekonomi orang tua/wali kurang mampu yang didasarkan pada pertimbangan:

1)    Pekerjaan orang tua/wali yang secara ekonomi tergolong lemah, antara lain :

a)    Buruh (Buruh tani, buruh pabrik, pekerja kasar, dll.)

b)    Petani

c)     Pedagang (kaki lima, asongan, pasar, dll.)

d)    Pensiunan

e)    Veteran/purnawirawan

f)     PNS/TNI/Polri

g)    Status lainnya (sopir, pegawai swasta, dll.)

2)    Besarnya penghasilan

a)    Beban keluarga yang menjadi tanggungan

b)    Mempunyai prestasi akademik yang baik

c)     Tidak berstatus sebagai PNS

d)    Tidak berstatus sebagai penerima TID/beasiswa lain

e)    Berkelakuan baik dan mempunyai integritas kepribadian tinggi

f)     Sehat jasmani dan rohani

g)    Tunduk dan taat pada peraturan perundangan maupun tata tertib UNY

h)    Menunjukkan sifat-sifat kreatif dan mempunyai kegiatan ko/ekstra-kurikuler dalam kampus yang cukup

i)      Mendapat ijin dari orang tua/wali

2. Persyaratan Administrasi

a.     Keterangan penghasilan orang tua yang disahkan oleh instansi yang berwenang.

b.     Surat rekomendasi penasihat akademik mahasiswa.

c.     Surat rekomendasi terkait kegiatan ko/ekstrakurikuler yang diketahui oleh PD III.

d.     Kartu hasil studi untuk mahsiswa lama, ijazah dan nilai UAN untuk mahasiswa baru.

e.     Pernyataan tidak sedang atau akan mendapat beasiswa dari sumber lain.

f.      Pernyataan tidak sedang atau akan mengambil cuti kuliah.

3. Kriteria Seleksi

Kriteria seleksi penerimaan beasiswa didasarkan banyak pertimbangan.  Hal ini dimaksudkan agar beasiswa yang diberikan kepada mahasiswa tidak salah sasaran. Kriteria yang biasa dipakai untuk pertimbangan umumnya adalah penghasilan orang tua, tanggungan orang tua, indeks prestasi, asal daerah, dan kegiatan ko/ekstrakurikuler. Khusus bagi mahasiswa baru yang mendapat beasiswa BMU, nilai UAN dijadikan pertimbangan karena mahasiswa ini belum dapat diketahui indeks prestasinya. Kriteria seleksi dapat dilihat pada lampiran 2.

4. Wawancara

Wawancara dapat dilakukan bagi calon penerima beasiswa untuk mendapatkan keterangan tambahan, klarifikasi terhadap akurasi data yang disampaikan sebagai persyaratan administrasi. Apabila dari hasil wawancara ditemukan kejanggalan data yang disampaikan, maka mahasiswa pengusul dapat dicoret dari daftar usulan. Mahasiswa ini selanjutnya dicarikan pengganti dari mahasiswa yang berada pada peringkat/skor di bawahnya.

5. Hasil Seleksi

Hasil seleksi adalah berupa daftar nama calon penerima beasiswa berdasarkan urutan skor tertinggi yang diperoleh. Dalam daftar ini harus dicantumkan nama mahasiswa, jenis kelamin, NIM, semester, fakultas, jurusan dan IPK. Daftar selanjutnya akan dikirim ke lembaga/institusi pemberi beasiswa atau diusulkan untuk dibuatkan Surat Keputusan Rekor.

6. Jumlah Calon Penerima Beasiswa

Jumlah calon penerima beasiswa ditentukan oleh kuota yang tersedia. Kuota fakultas didasarkan atas jumlah mahasiswa terdaftar secara proporsional. Apabila kuota fakultas tidak terpenuhi, maka sisa kuota akan diberikan kepada fakultas lain yang dipandang lebih layak memerlukan.

7. Pengiriman Daftar Nominasi

Pengiriman daftar nominasi calon penerima beasiswa melalui fakultas masing-masing. Daftar nama (hardcopy) dan file (format excel/.xls) diteruskan ke Bagian Kemahasiswaan UNY untuk diproses lebih lanjut.

8. Batas Akhir Pengiriman

Daftar nominasi calon penerima beasiswa selambat-lambatnya harus sudah diterima oleh Bagian Kemahasiswaan UNY satu minggu sebelum batas akhir pengajuan. Untuk itu usulan daftar dari fakultas harus menyesuaikan dengan jadwal yang ada tersebut.

BAB III

TATA CARA PENGAJUAN DAN

MEKANISME PENYERAHAN BEASISWA

A.    Tata Cara Pengajuan Beasiswa

Mahasiswa yang akan mengajukan permohonan beasiswa diharuskan mengisi blangko permohonan melalui fakultas masing-masing yang dilampiri dengan :

1.     KHS terakhir asli yang diperoleh pada semester sebelum pengajuan beasiswa.

2.     Surat rekomendasi/surat keterangan kelakuan baik dari dosen penasihat akademik yang diketahui Ketua jurusan dan Pembantu Dekan III.

3.     Surat keterangan berbadan sehat dari dokter

4.     Surat keterangan penghasilan/perincian gaji dan daftar tanggungan keluarga dari orang tua/wali yang disahkan oleh instansi yang  berwenang dan terbaru.

5.     Surat ijin dari orang tua/wali.

6.     Surat keterangan tidak sebgai PNS/pegawai swasta yang disyahkan sampai tingkat desa/kalurahan

7.     Surat keterangan tidak menerima beasiswa/TID .

B.    Mekanisme Penyerahan Beasiswa

Mahasiswa dinyatakan diterima sebagai penerima beasiswa dibuktikan dengan Surat Keputusan  Rektor atau surat pemberitahuan yang diterbitkan oleh lembaga/ institusi pemberi beasiswa. Surat keputusan atau pemberitahuan akan dikirim ke fakultas untuk disampaikan kepada mahasiswa yang bersangkutan. Beasiswa akan dibayarkan kepada mahasiswa setelah mahasiswa memenuhi persyaratan pengambilan. Untuk proses pencairan beasiswa selanjutnya dilewatkan melalui rekening bank yang telah ditunjuk.

Persyaratan pengambilan beasiswa adalah sebagai berikut :

1.     Setiap mahasiswa penerima beasiswa apapun jenisnya secara individu atau kelompok diwajibkan membuat proposal yang berorientasi pada lomba karya ilmiah mahasiswa.

2.     Mahasiswa menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku dan menyerahkan fotokopinya.

3.     Persyaratan lain yang ditentukan oleh lembaga/institusi pemberi beasiswa.

BAB IV

MONITORING DAN EVALUASI PENERIMA BEASISWA

A.    Monitoring dan Evaluasi

Satu bulan setelah mahasiswa dinyatakan diterima sebagai penerima beasiswa dengan bukti yang jelas, selanjutnya akan dilakukan evaluasi. Apabila ternyata beasiswa tersebut tidak tepat sasaran, maka fakultas dapat melakukan perbaikan berupa penghentian beasiswa. Pemantauan ini dapat dilakukan malalui jajaran kemahasiswaan/Ormawa atau atas saran penasihat akademik. Evaluasi terhadap prestasi studi dilakukan pada akhir semester untuk menilai dampak pemberian beasiswa terhadap prestasi mahasiswa. Hasil evaluasi ini akan dijadikan pertimbangan untuk penerimaan beasiswa pada tahun berikutnya.

B.    Penghentian Beasiswa

Mahasiswa dinyatakan diputus atau diberhentikan sebagai penerima beasiswa apabila:

1.     meninggal dunia 

2.     telah menyelesaikan studi (lulus) atau dikeluarkan

3.     mengundurkan diri

4.     mengambil cuti kuliah

5.     tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan perguruan tinggi dan peraturan perundangan lainnya atau melanggar ketentuan yang berlaku.

C.    Penggantian Penerima Beasiswa

Penggantian mahasiswa penerima beasiswa didasarkan pada pertimbangan sebagai berikut :

1.     Mahasiswa dinyatakan lulus D3 dan melanjutkan ke jenjang S1 secara otomatis beasiswanya dihentikan. Beasiswa yang diterima akan dialihkan kepada mahasiswa lain dalam program studi yang sama.

2.     Penggantian mahasiswa penerima beasiswa karena berbagai hal seperti tersebut pada butir IX dilakukan melalui proses usulan penggantian.

3.     Mahasiswa pengganti selanjutnya akan diusulkan untuk dibuatkan Surat Keputusan Rektor.

BAB V

URUTAN KEGIATAN

A.    Urutan Kegiatan

Kegiatan pengajuan beasiswa dijadwalkan secara tertib agar proses pengajuan calon mahasiswa penerima beasiswa tidak mengalami keterlambatan. Apabila mahasiswa terlambat menyerahkan berkas usulan, maka berkas tersebut tidak akan diterima. Urutan pengajuan beasiswa dijabarkan dengan langkah sebagai berikut:

Tabel 3. Urutan Pengajuan Beasiswa

NO.	KEGIATAN	KETERANGAN
1.	Penerimaaan pengumuman dan kuota penerima beasiswa	Proses dari universitas ke fakultas
2.	Penyebarluasan pengumuman ke fakultas	Diumumkan oleh fakultas
3.	Pengambilan berkas beasiswa	Dilaksanakan oleh fakultas
4.	Penerimaan pengembalian berkas	Subag kemahasiswaan fakultas
5.	Pentabulasian mahasiswa pengusul	Tim fakultas
6.	Penyekoran calon penerima beasiswa	Tim fakultas
7.	Pengusulan calon penerima beasiswa	Dilakukan oleh PD III
8.	Proses pembuatan surat keputusan	Diproses oleh universitas
9.	Pengumuman mahasiswa yang diterima	Diumumkan oleh fakultas
10.	Proses pencairan	Mahasiswa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan sesuai dengan jenis beasiswa

B.    Biaya Proses Pengusulan

Penyebaran pengumuman dan kuota penerima beasiswa hingga proses pengumuman mahasiswa yang diterima sepenuhnya menjadi tanggung jawab fakultas masing-masing. Dalam hal ini biaya pelaksanaan proses pengusulan juga menjadi tanggung jawab fakultas, baik itu menyangkut pengadaan berkas maupun upah-upah yang dikeluarkan.  Terkait pelaksanaan proses, perlu dipertimbangkan efisiensi tim pelaksana sehingga dapat dicapai hasil yang maksimal.

 

BAB VI

PENUTUP

Panduan pengusulan beasiswa bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta disusun untuk memberikan acuan yang jelas bagi masing-masing fakultas. Dengan diterbitkannnya panduan ini keragu-raguan terhadap langkah dan alur pengajuan beasiswa bagi mahasiswa tidak akan dijumpai lagi. Sekalipun demikian dalam implementasinya akan terus dipantau untuk penyempurnaan berbagai kelemahan yang ditemukan.

Panduan yang disusun ini diorientasikan pada pengajuan beasiswa dengan dana bersumber dari pemerintah. Instansi lain di luar pemerintah atau lembaga swasta yang memberikan beasiswa, sepanjang aturan masih sama maka panduan ini dapat pula digunakan. Apabila ada instansi yang mempersyaratkan aturan lain, maka proses pengajuan beasiswa mengikuti aturan yang ditetapkan oleh instansi/lembaga tersebut. Hal-hal yang belum termuat dalam panduan ini akan diselesaikan dan diatur secara tersendiri.

LAMPIRAN I

TABEL I. SUMBER-SUMBER BEASISWA BAGI MAHASISWA UNY

NO	SUMBER BEASISWA	DESKRIPSI	KRITERIA PENERIMA
1.	Super Semar	Beasiswa ini diberikan oleh Yayasan Super Semar yang berkantor pusat di Jakarta	Mahasiswa jenjang D2, D3  dan S1
2.	PPA (mahasiswa lama)	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang secara akademik mempunyai prestasi tinggi, mendekati lulus dan tidak mampu	Mahasiswa jenjang D2, D3  dan S1 maksimal semester VIII
3.	PPA (mahasiswa baru)	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa baru yang mempunyai prestasi baik sewaktu masih berada di SMA.	Mahasiswa baru jenjang D2, D3 dan S1 yang telah terdaftar sebagai mahasiswa UNY pada semester I
4.	BBM (mahasiswa lama)	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang berasal dari keluarga tidak mampu, mendekati lulus  dan prestasi akademik masih cukup baik.	Mahasiswa jenjang D2, D3,  dan S1
5.	BBM (mahasiswa Baru)	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa baru yang berasal dari keluarga tidak mampu dan prestasi baik sewaktu masih berada di SMA.	Mahasiswa baru jenjang D2, D3, dan S1 yang telah terdaftar sebagai mahasiswa UNY pada semester I
6.	Yatim Piatu	Beasiswa untuk mahasiswa yang   berstatus yatim Piatu dengan membebaskan  biaya SPP sampai lulus.	Mahasiswa jenjang  D2, D3 dan S1 berstatus sebagai yatim piatu
7.	Yayasan Toyota Astra	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa FMIPA dan FT yang peduli sains dan teknik.	Mahasiswa S1 minimal semester V dan atau telah menempuh 90 SKS
8.	Bank Indonesia	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang secara akademik berprestasi tinggi dari keluarga tidak mampu.	Mahasiswa S1 minimal semester IV dan atau telah menempuh 90 SKS
9.	PT. Djarum	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang secara akademik berprestasi tinggi dari keluarga tidak mampu.	Mahasiswa S1minimal semester IV dan atau telah menempuh 90 SKS
10.	Gudang Garam	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang secara akademik berprestasi tinggi dari keluarga tidak mampu.	Mahasiswa S1minimal semester IV dan atau telah menempuh 90 SKS
11.	BMU	Beasiswa yang diberikan sejak lulusan SMA mendaftar sebagai calon mahasiswa di PT	Lulusan SLA dinyatakan lulus dan terdaftar sebagai mahasiswa. Seleksi dilakukan oleh panitia pusat SPMB.

12.	I-MHERE/ Student Employment	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa bersubsidi yang   berasal dari keluarga kurang mampu dan mempunyai prestasi akademik tinggi. Mahasiswa melaksanakan student employment di jurusan/prodi masing-masing yang dikoordinasikan oleh Fakultas.	Mahasiswa S1 bersubsidi
13.	Jepang	Beasiswa dari pemerintah Jepang yang diberikan kepada mahasiswa S1 dengan prestasi akademik baik.	Mahasiswa S1minimal semester VII
14.	BRI	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang mempunyai prestasi baik.	Mahasiswa S1 minimal semester IV dan atau telah menempuh 90 SKS
15.	PPE	Beasiswa diberikan kepada : a. Mahasiswa yang pernah ditetapkan  sebagai pemenang pada tingkat  internasional, regional (Asia/ASEAN) dan Nasional b. Mahasiswa yang sedang atau pernah menjabat pemimpin organisasi berdasarkan keputusan berwenang dalam organisasi Internasional, regional (Asia/ASEAN) dan Nasional atau organisasi di perguruan tinggi c.  Mahasiswa yang mendekati lulus d. Mahasiswa yang paling tidak mampu	Mahasiswa D2 dan S1
16.	Dinas Pendidikan DIY	Beasiswa diberikan kepada mahasiswa yang berasal dari keluarga tidak mampu dan prestasi akademik masih cukup baik.	Mahasiswa S1minimal semester IV dan atau telah menempuh 90 SKS
17.	Lainnya	Etos (Dompet Dhuafa Rep.), Kerusuhan, Pemda	Sesuai dengan ketentuan lembaga/institusi pemberi beasiswa

LAMPIRAN II

TABEL 2. KRITERIA EVALUASI CALON PENERIMA BEASISWA

No.	Butir Evaluasi	Deskripsi	Rentang Skor	Ket.
1.	Penghasilan kedua orang tua/wali	Menunjukkan tingkat pendapatan (gaji/upah) kedua orang tua. Penghasilan rendah diberi skor besar dan sebaliknya.	1 s.d.10	Rincian pemberian skor masing-masing butir penilaian disampaikan dalam lampiran
2.	IPK	Menggambarkan prestasi mahasis-wa, IPK tinggi akan diberi skor besar dan sebaliknya.	2 s.d.8
3.	Beban orang tua	Menunjukkan tingkat tanggungan orang tua terhadap beban keluarga, semakin besar beban akan diberi skor tinggi dan sebaliknya.	2 s.d.8
4.	UAN (Untuk mahasiswa baru)	Menunjukkan tingkat prestasi mahasiswa yang baru masuk perguruan tinggi. UAN tinggi skor makin besar dan sebaliknya.	2 s.d.8
5.	Kegiatan ko/ekstra-kurikuler	Aktivitas mahasiswa dalam kegiatan kampus menjadi pertimbangan, seperti Ospek atau kegiatan di Ormawa	2 s.d.8
6.	Rekomendasi PA	Menunjukan keaktifan mahasiswa dalam kegiatan Ko kurikuler, integritas diri dan prestasi akademik	2 s.d 4
7.	Kwitansi Pembayaran listrik dan PBB	Sebagai pertimbangan penyeleksian	-
8.	Kartu keluarga	Sebagai pertimbangan penyeleksian	-

LAMPIRAN III

TABEL III. BOBOT SKOR UNTUK MASING-MASING BUTIR EVALUASI

No.	Butir Evaluasi	Rentang	Skor	Bobot
				PPA	BBM
1.	Penghasilan orang tua/wali	<  Rp. 500.000	6	4	8
		Rp. 500.001 s.d. Rp. 1000.000	4	3	4
		Rp. 1.000.001 s.d. Rp. 1. 750.000	2	2	3
		>Rp. 1.750.000	1	1	1
2.	Pekerjaan orang tua/wali	Almarhum (yatim)	8	4	4
		Tani/buruh/pensiunan	6	3	3
		PNS/TNI/Polri	4	2	2
		Wiraswasta	2	1	1
3.	IPK	>3,51	10	8	6
		3,25  s.d  3,50	8	6	4
		3,00  s.d  3,24	6	4	3
		2,75  s.d  2,99	4	3	2
		2,50  s.d  2,74	2	2	1
4.	Beban orang tua	>= 4 anak	8	5	5
		3 anak	6	3	3
		2 anak	4	2	2
		1 anak	2	1	1
5.	Nilai UAN (Untuk maha-siswa baru)	> 27	8	4	4
		24 - 26	6	3	3
		21 - 23	4	2	2
		< 20	2	1	1
6.	Kegiatan ko/ekstrakurikuler	> 7 kegiatan	8	4	4
		4-6 kegiatan	4	2	2
		1-3 kegiatan	2	1	1
7.	Pengurus Ormawa	Ketua	6	4	4
		Sekretaris/Bendahara	4	2	2
		Pengurus ormawa lainnya	3	1	1